El teletrabajo y la protección de datos

En España, tan solo unas pocas empresas habían comenzado a probar el teletrabajo antes del inicio de la pandemia de la COVID-19. Sin embargo, el confinamiento y el resto de medidas adoptadas para frenar los contagios han hecho que esta modalidad de trabajo por fin se consolide en nuestro país. Tanto, que el pasado 22 de septiembre se aprobaba el Real Decreto-ley de trabajo a distancia.

El objetivo de esta norma, como ya comentamos en este otro post, era establecer las que pretenden ser las características fundamentales del trabajo a distancia en todas las empresas españolas. Es decir, crear un marco legal bajo el cual todas las organizaciones puedan instaurar y desarrollar el teletrabajo con garantías.

Esta iniciativa, sin duda, aclara bastante la cuestión, sobre todo teniendo en cuenta que partíamos prácticamente de cero. A pesar de ello, todavía hay muchas dudas al respecto de cómo se debe realizar la adecuada implantación del trabajo a distancia en las organizaciones. De entre todas ellas, destacan las referentes a la protección de datos.

¿Cómo proteger los datos personales en el teletrabajo?

Cuando se decide apostar por el trabajo a distancia en una empresa, parcial o totalmente, son tres los factores que hay que tener en cuenta:

• La normativa local, nacional e internacional.
• La necesidad de garantizar la continuidad de los procesos del negocio. 
• Los derechos de los interesados, que en este caso son los trabajadores.

En este contexto, la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) ha hecho públicas una serie recomendaciones, dirigidas fundamentalmente a los responsables del tratamiento de los datos personales. Aunque cada caso y cada empresa es un mundo, estos consejos pueden resultar de gran utilidad si estás pensando en empezar a fomentar el trabajo a distancia en tu empresa. ¡Muy atento!

Diseñar una política específica, el primer paso

Es muy probable que tu empresa ya cuente con una política de protección de datos, acorde al RGPD aprobado en el año 2016. Aun así, la complejidad de la actual situación hace necesaria la creación de una política específica para casos de teletrabajo y movilidad laboral. Entre otras cuestiones, se determinarán, por ejemplo:

• Las diferentes formas de acceso y los dispositivos a utilizar.
• Los límites de acceso, las obligaciones y las responsabilidades de cada usuario.
• Los perfiles de movilidad que se definan.
• Guías de uso y recomendaciones.
• Los posibles riesgos y amenazas.
• Los compromisos por parte de la empresa y los trabajadores.

Seleccionar soluciones y proveedores de confianza

En los últimos meses se ha producido una enorme explosión de aplicaciones que prometen facilitar el teletrabajo. Nuestro consejo a este respecto es que no confíes en cualquiera. Has de evaluar muy bien lo que ofrecen y el nivel de exposición de los datos que conllevan.

Restringir y monitorizar el acceso a los datos

Lo ideal es que se establezca un rol para cada persona que tenga acceso a los datos personales, con determinadas autorizaciones y restricciones. Incluso es pertinente que dichas restricciones varíen en función de la ubicación y el tipo de dispositivo utilizado.

Por otra parte, habrá que diseñar y activar sistemas de monitorización para poder identificar con facilidad patrones de comportamiento inusuales y reaccionar en consecuencia y con rapidez.

Revisar la configuración de los equipos de forma periódica

Revisar y actualizar los equipos es también fundamental para garantizar y mantener la seguridad de los datos y, también, para cumplir en todo momento con la normativa. Estos son, por ejemplo, algunos puntos a revisar:

• Los servidores.
• Los sistemas operativos.
• Las aplicaciones instaladas.
• Los servicios habilitados.
• El antivirus.
• El cortafuegos local.
• Las comunicaciones. 
• Los métodos de cifrado.

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